Entgelttransparenzrichtlinie: Was Arbeitgeber jetzt vorbereiten

Die Richtlinie (EU) 2023/970 vom 10. Mai 2023 stärkt den Grundsatz des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit — und zwar über Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen. Sie wurde am 17. Mai 2023 im Amtsblatt der EU veröffentlicht und ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten. In nationales Recht zu überführen war sie bis zum 7. Juni 2026 (Artikel 34).

Eine Richtlinie ist kein Gesetz, das unmittelbar für Unternehmen gilt. Sie richtet sich an die Mitgliedstaaten und gibt ihnen ein Ziel vor; erst das nationale Umsetzungsgesetz bindet private Arbeitgeber. Darin unterscheidet sie sich von einer EU-Verordnung, die ohne Zwischenschritt gilt — die Datenschutz-Grundverordnung ist dafür das bekannteste Beispiel. „Die Richtlinie gilt ab dem 8. Juni 2026 für alle Arbeitgeber“ ist deshalb eine Verkürzung, die so nicht zutrifft.

Ist die Umsetzungsfrist verstrichen und fehlt das nationale Gesetz, gilt nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs eine Zweiteilung: Beschäftigte staatlicher und staatlich beherrschter Arbeitgeber können sich auf hinreichend klare und unbedingte Vorgaben einer Richtlinie berufen. Zwischen privaten Arbeitgebern und ihren Beschäftigten wirkt eine Richtlinie dagegen nicht unmittelbar. Gerichte legen bestehendes nationales Recht seit Fristablauf allerdings im Licht der Richtlinie aus — in Deutschland betrifft das vor allem das Entgelttransparenzgesetz und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz.

Deutschland hat die Frist verstreichen lassen. Ein Umsetzungsgesetz ist nicht in Kraft, das Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt unverändert weiter. Eine Expertenkommission zur bürokratiearmen Umsetzung wurde im Juli 2025 eingesetzt und übergab ihren Abschlussbericht am 7. November 2025. In einer Mitteilung des Deutschen Bundestages vom 16. Juli 2026 teilte die Bundesregierung mit, das federführende Ministerium habe die Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf getroffen und kläre noch offene Fragen; anschließend solle das Gesetzgebungsverfahren eingeleitet werden. Ein veröffentlichter Entwurf lag zum Stand September 2026 nicht vor, ein Termin für das Inkrafttreten ist nicht genannt.

Österreich hat die Frist ebenfalls verstreichen lassen; erwartet wird eine Novelle des Gleichbehandlungsgesetzes. Zwei Bausteine gibt es dort allerdings schon: Nach § 9 Gleichbehandlungsgesetz ist in Stellenausschreibungen das kollektivvertragliche Mindestentgelt anzugeben, samt Hinweis auf die Bereitschaft zur Überzahlung. Und Arbeitgeber mit mehr als 150 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erstellen nach § 11a alle zwei Jahre einen anonymisierten Einkommensbericht, der im ersten Quartal des Folgejahres an den Betriebsrat geht. Wer diese Übung kennt, startet nicht bei null — die Richtlinie geht in Umfang und Detailtiefe aber deutlich darüber hinaus.

Nach übereinstimmenden Berichten von Fachkanzleien und Beratungshäusern hatte zur Frist nur ein kleiner Teil der 27 Mitgliedstaaten vollständig umgesetzt; eine offizielle Übersicht der Europäischen Kommission dazu lag zum Stand September 2026 nicht vor. Die Kommission kann bei ausbleibender Umsetzung ein Vertragsverletzungsverfahren einleiten; ob sie das gegenüber Deutschland oder Österreich getan hat, ist öffentlich nicht belegt.

Für Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten steht der wichtigste Satz zwischen den Zeilen dieser Tabelle. Berichtspflichtig sind sie nach heutigem deutschem Recht nicht — die Schwelle der §§ 21, 22 liegt weit darüber. Beim Auskunftsanspruch kommt es dagegen schon heute auf den einzelnen Betrieb an: Er besteht nach § 12 Absatz 1 Entgelttransparenzgesetz in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten. In dieser Unternehmensgröße kann er also bereits gelten oder nicht, je nachdem, wie sich die Belegschaft auf Betriebe verteilt. Mit einer Umsetzung fällt diese 200er-Schwelle weg, und die Berichtspflicht kommt hinzu. „Uns hat noch nie jemand gefragt“ beschreibt damit die alte Lage, nicht die kommende.

Diese Pflichten hängen nicht an einer Beschäftigtenzahl. Sie greifen ab dem nationalen Umsetzungsdatum für alle Arbeitgeber:

• Bewerberinnen und Bewerber erfahren das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne, beruhend auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien (Artikel 5 Absatz 1). Einen festen Zeitpunkt schreibt die Richtlinie nicht vor. Sie verlangt, dass die Angabe so erfolgt, dass über das Entgelt fundiert verhandelt werden kann, und nennt dafür drei Wege: die veröffentlichte Stellenausschreibung, eine Mitteilung vor dem Vorstellungsgespräch oder einen anderen Weg. Als spätesten Zeitpunkt nennen die Erwägungsgründe — die erläuternden Vorbemerkungen, die dem eigentlichen Regelungstext vorangestellt sind — den Abschluss des Arbeitsvertrags (Erwägungsgrund 32). Sie sind kein Gebot, werden von Gerichten aber zur Auslegung herangezogen. Eine Pflicht, die Spanne in die Anzeige zu schreiben, enthält die Richtlinie nicht — üblich ist, sie spätestens mit der Einladung zum Gespräch mitzuteilen.
• Die Frage nach dem aktuellen oder früheren Gehalt ist untersagt (Artikel 5 Absatz 2). Das gilt auch für das aktive Beschaffen solcher Angaben auf anderen Wegen — so steht es in Erwägungsgrund 33.
• Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen sind geschlechtsneutral zu formulieren, das Einstellungsverfahren nichtdiskriminierend zu führen (Artikel 5 Absatz 3).
• Die Kriterien, nach denen das Entgelt festgelegt wird und sich entwickelt, sind in leicht zugänglicher Weise bereitzustellen (Artikel 6). Für die Kriterien der Entgeltentwicklung können Mitgliedstaaten Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten ausnehmen — wenn sie diese Ausnahme national vorsehen.
• Beschäftigte können Auskunft verlangen über ihr eigenes Entgelt und über die durchschnittlichen Entgelte, nach Geschlecht aufgeschlüsselt, in der Gruppe, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichtet. Die Antwort ist schriftlich und innerhalb von zwei Monaten zu erteilen (Artikel 7 Absatz 1 und 4).
• Ist die Auskunft unvollständig oder unzutreffend, besteht Anspruch auf zusätzliche Klarstellungen und eine begründete Antwort (Artikel 7 Absatz 2).
• Vertragsklauseln, die Beschäftigte daran hindern, über ihr Entgelt zu sprechen, sind zu verbieten (Artikel 7 Absatz 5).

Artikel 9 staffelt die Berichtspflicht nach Beschäftigtenzahl. Maßgeblich sind zwei Daten: wann der erste Bericht vorzulegen ist — und auf welches Kalenderjahr er sich bezieht.

Die entscheidende Zahl in dieser Tabelle ist nicht 2027, sondern 2026. Artikel 9 Absatz 3 verlangt die Angaben „in Bezug auf das vorangehende Kalenderjahr“. Für Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten ist das Datenjahr also das Jahr, das gerade läuft. Wer erst 2027 anfängt, rekonstruiert Gehaltsstände, variable Bestandteile und Ein- und Austritte rückwirkend — aus Dateien, die inzwischen mehrfach überschrieben wurden. Was in den Bericht gehört und wie er sich vorbereiten lässt, steht ausführlich im Beitrag Entgeltbericht 2027 für 150 bis 249 Beschäftigte.

Die sieben Angaben, die der Bericht enthält

• der Gehaltsunterschied zwischen Frauen und Männern insgesamt
• derselbe Unterschied bei ergänzenden und variablen Bestandteilen, etwa Boni, Provisionen oder Sachleistungen
• der Unterschied beim Median, also beim mittleren Wert, der Ausreißer nach oben und unten weniger stark durchschlagen lässt
• der Median-Unterschied bei den ergänzenden und variablen Bestandteilen
• der Anteil der Frauen und der Männer, die überhaupt ergänzende oder variable Bestandteile erhalten
• der Anteil der Frauen und der Männer in jedem der vier Entgeltviertel — die Belegschaft wird dafür nach Entgelthöhe sortiert und in vier gleich große Gruppen geteilt
• der Unterschied je Gruppe von Beschäftigten mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit, getrennt nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen

Zwei Details aus Artikel 9 werden in der Praxis unterschätzt. Nach Absatz 6 bestätigt die Leitungsebene die Richtigkeit der Angaben, nach Anhörung der Arbeitnehmervertretung — und diese erhält Zugang zu den angewandten Methoden. Die Rechenweise muss also nachvollziehbar sein, nicht nur das Ergebnis. Nach Absatz 9 ist die Aufschlüsselung je Gruppe allen Beschäftigten zugänglich zu machen; auf Anfrage kommen die Daten der vorangegangenen vier Jahre hinzu, soweit sie vorliegen.

Die Angabe „Entgelthöhe“ meint dabei nach Artikel 3 das Bruttojahresentgelt und das entsprechende Bruttostundenentgelt — nicht das Monatsgehalt und nicht nur das Grundentgelt.

Ob 2027 oder 2031 der Termin ist, hängt an einer Zahl, die sich nicht durch Zählen der Köpfe ergibt. Erwägungsgrund 34 der Richtlinie verweist dafür auf die Empfehlung 2003/361/EG der Europäischen Kommission über Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen. Deren Anhang rechnet in Jahresarbeitseinheiten:

• Eine Jahresarbeitseinheit ist eine Person, die das ganze Berichtsjahr in Vollzeit gearbeitet hat.
• Teilzeit, Saisonarbeit und unterjährige Beschäftigung zählen als Bruchteil einer Jahresarbeitseinheit.
• Mitgezählt werden Lohn- und Gehaltsempfänger, arbeitnehmerähnliche Personen, mitarbeitende Eigentümer und regelmäßig tätige Teilhaber.
• Nicht mitgezählt werden Auszubildende und Personen in beruflicher Ausbildung mit Lehr- oder Ausbildungsvertrag.
• Die Dauer des Mutterschutzes und der Elternzeit wird nicht mitgerechnet.

Praktische Folge: Ein Betrieb mit 168 Köpfen kann bei hohem Teilzeitanteil und mehreren Auszubildenden rechnerisch unter 150 Jahresarbeitseinheiten liegen — und ein Betrieb mit 145 Köpfen und vielen Vollzeitkräften kann darüber liegen. Wer nahe an der Grenze ist, rechnet die Zahl aus und hält den Rechenweg fest, statt die Kopfzahl aus der Personalliste zu nehmen.

Der unbereinigte geschlechtsbezogene Gehaltsunterschied — der Gender Pay Gap — lag in Deutschland 2025 beim Bruttostundenverdienst bei 16 Prozent; bereinigt um Faktoren wie Beruf, Branche und Arbeitszeit waren es 6 Prozent (Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 453 vom 16. Dezember 2025). Für die Richtlinie ist keiner dieser beiden Werte die maßgebliche Größe.

Artikel 10 knüpft an einen anderen Wert an: den Unterschied je Gruppe von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Ein Unternehmen mit unauffälligem Gesamtwert kann in einer einzelnen Gruppe über der Schwelle liegen. Genau deshalb führt an sauber gebildeten Vergleichsgruppen kein Weg vorbei — die vier Kriterien dafür nennt Artikel 4 Absatz 4: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen.

Artikel 10 Absatz 1 richtet sich an Arbeitgeber, die nach Artikel 9 berichten müssen. Bei ihnen wird eine Gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung ausgelöst, wenn alle drei folgenden Bedingungen zusammentreffen:

1. 1Aus der Berichterstattung ergibt sich in einer Gruppe von Beschäftigten ein Unterschied bei den durchschnittlichen Entgelthöhen von mindestens 5 Prozent. Der Artikeltext sagt „mindestens“, nicht „mehr als“ — 5,0 Prozent genügen bereits. (Nur im Vergaberecht, Artikel 24, steht „mehr als 5 %“.)
2. 2Der Arbeitgeber hat den Unterschied nicht auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gerechtfertigt.
3. 3Er hat ihn innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Entgeltberichterstattung nicht korrigiert. Die Frist läuft ab dem Berichtstag, nicht ab dem Tag, an dem jemand den Unterschied bemerkt.

Wie sich die 5 Prozent rechnen

Artikel 3 definiert das Entgeltgefälle als Differenz zwischen den durchschnittlichen Entgelthöhen von Frauen und Männern, ausgedrückt als Prozentsatz der durchschnittlichen Entgelthöhe der Männer. Der Nenner sind also die Männer — ein Punkt, der in der Praxis oft falsch gesetzt wird und das Ergebnis verschiebt.

Zwischen „unauffällig“ und „auslösend“ liegen in diesem Beispiel rund 1.000 Euro Jahresgehalt im Gruppendurchschnitt — die Schwelle von 5 Prozent wäre bei einem Frauendurchschnitt von 52.250 Euro erreicht. Ein einziger Neuzugang, der ohne festgehaltenen Grund deutlich über dem üblichen Gehalt seiner Gruppe eingestellt wird, kann den Gruppendurchschnitt bereits um diesen Betrag bewegen.

Artikel 18 regelt zwei Stufen, die sauber auseinanderzuhalten sind. Nach Absatz 1 gilt der allgemeine Grundsatz: Macht eine beschäftigte Person Tatsachen glaubhaft, die eine Diskriminierung vermuten lassen, muss die beklagte Partei nachweisen, dass keine Entgeltdiskriminierung vorliegt.

Absatz 2 ist der schärfere Teil. In Verfahren, die Fälle betreffen, in denen der Arbeitgeber die Transparenzpflichten aus den Artikeln 5, 6, 7, 9 und 10 nicht erfüllt hat, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Anders als in Absatz 1 nennt der Wortlaut hier keine vorgelagerte Glaubhaftmachung durch die beschäftigte Person; Erwägungsgrund 52 verweist dazu auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zu Entgeltsystemen, denen jede Durchschaubarkeit fehlt. Wie weit das im Einzelfall reicht, klären die nationale Umsetzung und die Gerichte. Eine Rückausnahme gibt es nur, wenn der Arbeitgeber nachweist, dass der Verstoß offensichtlich unbeabsichtigt und geringfügig war.

Die Richtlinie verknüpft damit zwei Dinge, die intuitiv nichts miteinander zu tun haben: eine versäumte Dokumentationspflicht und die Ausgangslage in einem Verfahren über Entgeltgleichheit. Wer die Transparenzpflichten erfüllt, behält die normale Beweislastverteilung.

Drei weitere Regeln verlängern den Zeitraum, über den zurückgeblickt wird, und erhöhen den Einsatz:

• Artikel 21: Verjährungsfristen betragen mindestens drei Jahre. Sie beginnen frühestens, wenn die betroffene Person von dem Verstoß Kenntnis hat oder diese Kenntnis vernünftigerweise von ihr erwartet werden kann. Mitgliedstaaten können vorsehen, dass sie bei fortdauerndem Verstoß gar nicht laufen oder erst mit Ende des Arbeitsverhältnisses beginnen.
• Artikel 16: Der Schadensersatz umfasst die vollständige Nachzahlung einschließlich Boni und Sachleistungen, entgangene Chancen, immateriellen Schaden und Verzugszinsen. Eine vorab festgelegte Obergrenze ist nicht zulässig.
• Artikel 20: Ein Gericht kann die Offenlegung von Beweismitteln anordnen, auch von vertraulichen Unterlagen.

Zu den Sanktionen selbst nennt die Richtlinie keine Beträge. Artikel 23 verlangt wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen und nennt Geldbußen nach nationalem Recht. Erwägungsgrund 55 hält dabei fest, dass sich solche Geldbußen am Bruttojahresumsatz oder an der Gesamtentgeltsumme orientieren könnten — das ist eine Möglichkeit für den nationalen Gesetzgeber, kein geltender Maßstab. Artikel 24 erlaubt zusätzlich den Ausschluss aus Vergabeverfahren bei einem nicht gerechtfertigten Entgeltgefälle von mehr als 5 Prozent in einer Gruppe.

Excel ist für den Einstieg gut geeignet: Gehaltslisten, erste Gruppierungen, eine Probeauswertung. Als Nachweis stößt eine Tabellendatei aber an fünf Stellen an ihre Grenzen — und jede davon hängt an einer konkreten Vorgabe, nicht an einer Produktbehauptung:

• Die Methode muss offenlegbar sein. Nach Artikel 9 Absatz 6 bestätigt die Leitungsebene die Richtigkeit der Angaben, und die Arbeitnehmervertretung erhält Zugang zu den angewandten Methoden. Eine Datei, in der der Rechenweg in gewachsenen Formeln steckt, lässt sich schwer bestätigen.
• Die Historie muss bleiben. Artikel 9 Absatz 9 sieht auf Anfrage die Daten der vorangegangenen vier Jahre vor. Tabellen werden aber überschrieben, nicht fortgeschrieben — der Stand vom letzten Jahr existiert oft nur noch als Dateikopie mit unklarem Datum.
• Frühere Maßnahmen müssen bewertbar sein. Artikel 10 Absatz 2 verlangt in der Gemeinsamen Entgeltbewertung eine Bewertung der Wirksamkeit früherer Maßnahmen. Das setzt voraus, dass die früheren Stände noch vorliegen.
• Begründungen müssen auffindbar sein. Nach Artikel 18 Absatz 2 liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, wenn Transparenzpflichten nicht erfüllt wurden. Eine Begründung, die in einer E-Mail von 2024 steht, ist im Zweifel kein geordneter Nachweis.
• Gruppen dürfen nicht willkürlich sein. Artikel 3 verlangt, dass Gruppen von Beschäftigten auf nicht willkürliche Weise gebildet werden. Eine Tabelle, deren Gruppierung sich nachträglich umsortieren lässt, ist genau das Gegenteil eines geordneten Nachweises.

Die praktische Konsequenz ist nicht „weg von Excel“, sondern: Die Excel-Liste bleibt die Eingangstür für die Daten. Was daraus wird — Vergleichsgruppen, Bänder, Begründungen, Stände über die Jahre — braucht eine Ablage, in der nichts stillschweigend überschrieben wird.

Die folgenden Schritte lassen sich ohne externe Beratung angehen, und jeder hat einen konkreten Bezug zur Richtlinie. Die Reihenfolge ist nicht beliebig: Schritt 1 entscheidet, welcher Termin überhaupt im Raum steht, und Schritt 2 ist die Grundlage für alle Auswertungen.

1. 1Die Beschäftigtenzahl in Jahresarbeitseinheiten ausrechnen und den Rechenweg festhalten — inklusive Teilzeitanteilen und ohne Auszubildende (Erwägungsgrund 34, Empfehlung 2003/361/EG). Das Ergebnis sagt, ob 2027 oder 2031 der Termin ist.
2. 2Gruppen gleicher und gleichwertiger Arbeit bilden, entlang der vier Kriterien Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen — und die Zuordnung so festhalten, dass sie nachvollziehbar und nicht willkürlich ist (Artikel 4 Absatz 4, Artikel 3).
3. 3Die Kriterien der Entgeltfestlegung und der Entgeltentwicklung schriftlich fassen und intern zugänglich machen (Artikel 6 Absatz 1). Ein bis zwei Seiten genügen für den Anfang.
4. 4Je Gruppe den Durchschnitt nach Geschlecht rechnen, mit dem Männerdurchschnitt als Nenner (Artikel 3). Gruppen, die zu klein für eine belastbare Auswertung sind, als solche markieren statt sie mit anderen zu vermischen.
5. 5Für jede auffällige Abweichung eine sachliche Begründung mit Datum hinterlegen — der Nachweis der Rechtfertigung liegt beim Arbeitgeber (Artikel 10 Absatz 1 Buchstabe b).
6. 6Stellenanzeigen und Gesprächsleitfäden durchsehen: Einstiegsentgelt oder Spanne rechtzeitig mitteilen, keine Frage nach dem bisherigen Gehalt, geschlechtsneutrale Berufsbezeichnungen (Artikel 5).
7. 7Festlegen, wer Auskunftsanfragen entgegennimmt, wie sie erfasst werden und wie die Zwei-Monats-Frist überwacht wird (Artikel 7 Absatz 4).
8. 8Die jährliche Information aller Beschäftigten über ihr Auskunftsrecht terminieren und den Text einmal schreiben (Artikel 7 Absatz 3).
9. 9Arbeitsverträge und Vorlagen auf Klauseln durchsehen, die das Sprechen über das eigene Entgelt untersagen (Artikel 7 Absatz 5).
10. 10Das Datenjahr 2026 sichern: Gehaltsstände, variable Bestandteile, Beschäftigungsumfang, Ein- und Austritte — jeweils mit Stichtag (Artikel 9 Absatz 2 und 3).
11. 11Variable Bestandteile getrennt vom Grundentgelt erfassen. Sie sind eigene Angaben im Bericht, nicht ein Zuschlag in derselben Spalte (Artikel 9 Absatz 1).
12. 12Die verwendete Methode dokumentieren, nicht nur das Ergebnis — die Arbeitnehmervertretung hat Anspruch auf Zugang zu ihr (Artikel 9 Absatz 6).

Wer danach weiterarbeiten will, findet den nächsten Baustein im Beitrag Gehaltsbänder im Mittelstand einführen; die Pflichten der Richtlinie im Überblick stehen auf der Seite EU-Richtlinie. Zum Durchspielen der vier Bewertungskriterien und zum Nachrechnen eigener Gruppenwerte gibt es die Seiten Stellenbewertung und Gender-Pay-Gap-Rechner.

klargehalt ist eine Software für genau diese Aufgabe: Gehaltsstruktur, Vergleichsgruppen und Begründungen so führen, dass sie prüfbar dokumentiert sind und im Streitfall vorliegen. Was das Werkzeug abdeckt, steht unter Funktionen.