Gehaltsunterschiede berechnen und erklären: Was HR dokumentieren muss

Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie legt fest, was gemessen wird: die Differenz zwischen den durchschnittlichen Gehältern von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, ausgedrückt als Prozentsatz des Durchschnitts der Männer. Ausgeschrieben sieht das so aus:

(Durchschnittsgehalt Männer − Durchschnittsgehalt Frauen) ÷ Durchschnittsgehalt Männer × 100

Für den Median gilt dieselbe Formel, nur mit dem mittleren statt dem durchschnittlichen Wert: (Median Männer − Median Frauen) ÷ Median Männer × 100. Der Median ist der Wert genau in der Mitte — die eine Hälfte der Beschäftigten verdient mehr, die andere weniger.

Welche Gehaltsbestandteile hineingehören

Der Entgeltbegriff der Richtlinie ist weit gefasst. Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a nennt die üblichen Grund- oder Mindestlöhne und -gehälter sowie alle sonstigen Vergütungen, die ein Arbeitgeber aufgrund des Dienstverhältnisses unmittelbar oder mittelbar als Geld- oder Sachleistung zahlt. Das Grundgehalt allein reicht also nicht.

• Grundgehalt — das feste Monats- oder Jahresgehalt.
• Variable Bestandteile — Boni, Provisionen, Zulagen, Prämien.
• Sachbezüge — alles, was als Sachleistung aus dem Arbeitsverhältnis fließt, etwa ein Dienstwagen zur privaten Nutzung.

Wichtig ist, dass die variablen Bestandteile nicht nur mitgerechnet, sondern nach Artikel 9 Absatz 1 zusätzlich gesondert ausgewiesen werden. Buchstabe a verlangt den Gehaltsunterschied über das gesamte Entgelt — variable Bestandteile eingeschlossen. Buchstabe b verlangt denselben Unterschied noch einmal, diesmal nur für die ergänzenden oder variablen Bestandteile. Die Aufteilung nach Grundgehalt einerseits und variablen Bestandteilen andererseits verlangt Buchstabe g — dort allerdings je Vergleichsgruppe, nicht als Gesamtwert.

Buchstabe e verlangt außerdem etwas, das leicht übersehen wird — den Anteil der Frauen und der Männer, die überhaupt variable Bestandteile erhalten. Wenn Boni fast nur an eine Gruppe gehen, zeigt sich das erst in dieser Zahl.

Wie mit Teilzeit umgegangen wird

Die Richtlinie schreibt kein bestimmtes Umrechnungsverfahren vor. Ihr eigener Mechanismus liegt in der Bezugsgröße: Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe b definiert die Entgelthöhe als Bruttojahresentgelt und entsprechendes Bruttostundenentgelt. Über den Stundenwert sind Teilzeit- und Vollzeitstellen unmittelbar vergleichbar.

Der zweite gängige Weg ist die Hochrechnung auf Vollzeit, das sogenannte Vollzeitäquivalent. Ein Beispiel: 20 Wochenstunden bei 25.000 Euro Bruttojahresentgelt entsprechen bei einer 40-Stunden-Woche 50.000 Euro. Erst dieser Wert lässt sich mit einer Vollzeitstelle vergleichen. Das heute geltende deutsche Entgelttransparenzgesetz geht in § 11 Absatz 3 genau diesen Weg und verlangt den auf Vollzeitäquivalente hochgerechneten Median.

Ein erfundener Betrieb mit 200 Beschäftigten: 80 Frauen, 120 Männer. Die vier Gruppen unten sind der Einfachheit halber nach Bereichen benannt. Eine Vergleichsgruppe im Sinne der Richtlinie ist etwas anderes: Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe h fasst darin Beschäftigte zusammen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten — eingeteilt nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien nach Artikel 4 Absatz 4, nicht nach Abteilung. Wer nach dem Organigramm gruppiert, rechnet an der Richtlinie vorbei. Alle Werte sind Bruttojahresgehälter, Teilzeitstellen sind bereits auf Vollzeit hochgerechnet.

So kommt die Gesamtzahl zustande: Die 120 Männer verdienen zusammen 6.900.000 Euro, im Schnitt also 57.500 Euro. Die 80 Frauen verdienen zusammen 4.240.000 Euro, im Schnitt 53.000 Euro. Eingesetzt in die Formel: (57.500 − 53.000) ÷ 57.500 × 100 = 7,8 %.

Der Median fällt völlig anders aus. Sortiert man die 120 Männer nach Gehalt, liegt der Wert in der Mitte bei 45.000 Euro — weil 70 von ihnen in der Produktion arbeiten. Bei den 80 Frauen liegt der mittlere Wert bei 48.000 Euro, weil 45 von ihnen in der Verwaltung sitzen. Eingesetzt: (45.000 − 48.000) ÷ 45.000 × 100 = −6,7 %.

Wer die Formel mit eigenen Zahlen ausprobieren möchte, ohne dafür eine Tabelle zu bauen, kann den Gehaltsunterschieds-Rechner nutzen.

Artikel 9 Absatz 1 fordert beide Werte nebeneinander: Buchstabe a den Durchschnitt, Buchstabe c den Median. Eine Wahl gibt es also nicht. (Die amtliche Übersetzung nennt den Median-Wert verwirrenderweise „mittleres Entgeltgefälle“ — gemeint ist der Median, nicht der Mittelwert.)

Die beiden Werte fallen auseinander, weil sie unterschiedlich empfindlich sind. Der Durchschnitt reagiert stark auf einzelne sehr hohe Gehälter: Im Beispiel oben sind 15 von 20 Führungskräften Männer, und diese 15 Gehälter ziehen den Männerdurchschnitt nach oben. Der Median ignoriert Ausreißer und zeigt stattdessen, wo die Masse liegt — und 70 von 120 Männern arbeiten in der am schlechtesten bezahlten Gruppe.

Ein großer Abstand zwischen beiden Werten ist deshalb kein Rechenfehler, sondern ein Befund über die Struktur: Frauen und Männer verteilen sich ungleich über Bereiche und Ebenen. Genau darum verlangt die Richtlinie zusätzlich den Anteil von Frauen und Männern in jedem Viertel der Gehaltsverteilung (Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe f) und den Unterschied je Vergleichsgruppe (Buchstabe g).

Praktisch heißt das: Die zwei Gesamtzahlen sind die Pflichtangabe, aber sie sind nicht die Auswertung. Aussagekräftig wird es erst je Vergleichsgruppe. Welche Tätigkeiten überhaupt als gleichwertig gelten und damit in eine Gruppe gehören, ist ein eigenes Thema — dazu Stellenbewertung und gleichwertige Arbeit.

Der unbereinigte Wert vergleicht alle Frauen mit allen Männern, so wie sie im Betrieb tatsächlich beschäftigt sind. Der bereinigte Wert rechnet Merkmale heraus — Rolle, Stufe, Erfahrung, Arbeitszeit — und fragt: Was bleibt übrig, wenn man Vergleichbares mit Vergleichbarem vergleicht?

Die Berichtspflicht aus Artikel 9 meint den unbereinigten Wert. Artikel 3 beschreibt schlichte Durchschnitts- und Medianvergleiche über die Belegschaft, ohne statistische Bereinigung. Das Wort „unbereinigt“ kommt im gesamten Richtlinientext genau einmal vor — in Artikel 31, wo es um die Statistik geht, die Mitgliedstaaten an Eurostat liefern (erstmals ab 31. Januar 2028 für das Bezugsjahr 2026). Einen bereinigten Wert verlangt die Richtlinie an keiner Stelle.

Statt zu bereinigen, verlangt sie zwei andere Dinge: die Aufschlüsselung nach Vergleichsgruppen (Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe g) und die Rechtfertigung von Unterschieden anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien (Artikel 10 Absatz 1 Buchstabe b). Also nicht wegrechnen, sondern je Gruppe erklären.

Wie weit beide Werte auseinanderliegen können, zeigt die amtliche Statistik: Das Statistische Bundesamt weist für das Berichtsjahr 2025 einen unbereinigten Gehaltsunterschied von 16 % und einen bereinigten von 6 % aus (Pressemitteilung Nr. 453 vom 16. Dezember 2025; durchschnittlicher Bruttostundenverdienst Frauen 22,81 Euro, Männer 27,05 Euro). Das ist eine gesamtwirtschaftliche Zahl und keine betriebliche — als Größenordnung ist sie trotzdem nützlich.

Artikel 10 Absatz 1 betrifft Arbeitgeber, die der Berichtspflicht nach Artikel 9 unterliegen, und nennt für sie drei Bedingungen. Erst wenn alle drei zusammentreffen, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung zusammen mit der Arbeitnehmervertretung verpflichtend:

1. 1Aus der Berichterstattung ergibt sich ein Unterschied bei der durchschnittlichen Entgelthöhe von Frauen und Männern in Höhe von mindestens 5 % — und zwar in einer Gruppe von Arbeitnehmern, nicht im Gesamtbetrieb.
2. 2Der Arbeitgeber hat diesen Unterschied nicht auf der Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gerechtfertigt.
3. 3Der Arbeitgeber hat den ungerechtfertigten Unterschied nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Berichterstattung korrigiert.

Die Bedingungen zwei und drei sind zugleich die beiden Auswege: rechtfertigen oder korrigieren. Beides muss belegbar sein — an dieser Stelle hängt die gesamte Dokumentationsfrage.

Kommt es zur gemeinsamen Entgeltbewertung, listet Artikel 10 Absatz 2 auf, was sie enthält:

• den Anteil von Frauen und Männern in jeder Gruppe von Arbeitnehmern;
• Informationen über die durchschnittlichen Gehälter von Frauen und Männern je Gruppe sowie über deren ergänzende oder variable Bestandteile;
• etwaige Unterschiede bei diesen Durchschnittsgehältern zwischen Frauen und Männern innerhalb jeder einzelnen Gruppe;
• die Gründe dafür, gegebenenfalls anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien — gemeinsam von Arbeitnehmervertretung und Arbeitgeber festgestellt;
• den Anteil der Beschäftigten, deren Gehalt nach Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern- oder Pflegeurlaub verbessert wurde;
• die Maßnahmen zur Beseitigung der Unterschiede sowie eine Bewertung, wie wirksam frühere Maßnahmen waren.

Artikel 4 Absatz 4 sagt, woraus die Kriterien bestehen dürfen: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen — und gegebenenfalls weitere Faktoren, die für die konkrete Position relevant sind. Ausdrücklich heißt es dort auch, dass relevante soziale Kompetenzen dabei nicht unterbewertet werden dürfen. Für die Gehaltsentwicklung nennen die Vorbemerkungen der Richtlinie (Erwägungsgrund 35) zusätzlich individuelle Leistung, Kompetenzentwicklung und Dienstalter.

Der Unterschied zwischen einer schwachen und einer belastbaren Begründung ist kein Formulierungsunterschied, sondern ein Nachprüfbarkeitsunterschied.

Schwach: „Herr M. verdient 5.000 Euro mehr, weil das dem Marktgehalt entspricht.“ — Welcher Markt, welche Quelle, welcher Stand? Und warum gilt dasselbe Argument nicht für die Kollegin in derselben Vergleichsgruppe? Der Satz lässt sich von außen weder prüfen noch nachvollziehen.

Belastbar: „Zulage 5.000 Euro, Kriterium ‚Verantwortung‘ aus dem Bewertungsraster, Stufe 3: seit 01.03.2024 alleinverantwortlich für die Anlagenabnahme nach Prüfordnung, belegt durch die Stellenbeschreibung vom 12.02.2024 und den Abnahmenachweis. Entschieden am 20.02.2024 durch die Bereichsleitung. Dieselbe Zulage erhalten alle drei Beschäftigten mit dieser Verantwortung, unabhängig vom Geschlecht.“

Checkliste: Was gehört in die Begründung

• Welches Kriterium — aus einem vorab festgelegten, geschlechtsneutralen Katalog: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen.
• Womit belegt — ein Nachweis, den auch eine dritte Person nachprüfen kann: Stellenbeschreibung, Zeugnis, Zielvereinbarung, Protokoll. Kein Eindruck, keine Erinnerung.
• Wie viel davon — welcher Betrag oder Prozentsatz genau auf dieses Kriterium entfällt.
• Wann entschieden — das Datum der Entscheidung, nicht das Datum, an dem sie nachträglich aufgeschrieben wurde.
• Wer entschieden hat — Rolle oder Person.
• Die Gegenprobe — wird dasselbe Kriterium innerhalb der Vergleichsgruppe einheitlich angewendet? Üblich ist, dazu festzuhalten, wer in derselben Gruppe dieselbe Ausprägung aufweist und denselben Zuschlag erhält. Wo diese Gegenprobe fehlt, bleibt die Begründung für einen Außenstehenden unvollständig.
• Nicht überschreibbar — Korrekturen werden als neuer Eintrag mit Verweis auf den alten festgehalten, nicht als Änderung des alten.
• In zwei Monaten wiederfindbar — so lange läuft nach Artikel 7 Absatz 4 die Frist, eine Auskunftsanfrage zu beantworten.

Warum das mehr ist als Ordnungsliebe: Artikel 18 Absatz 2 verlagert die Beweislast. In Verfahren wegen mutmaßlicher Entgeltdiskriminierung, die Fälle betreffen, in denen der Arbeitgeber seine Transparenzpflichten aus den Artikeln 5, 6, 7, 9 und 10 nicht erfüllt hat, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Das gilt nach Unterabsatz 2 nicht, wenn der Arbeitgeber nachweist, dass der Verstoß offensichtlich unbeabsichtigt und geringfügig war.

Ausschlaggebend ist dabei nicht die interne Ablage, sondern die Erfüllung der genannten Transparenzpflichten gegenüber Beschäftigten, Arbeitnehmervertretung und Behörden. Wer diese Pflichten erfüllen will, braucht dafür Zahlen und Begründungen, die sich belegen lassen — und genau das ist der Zweck der Dokumentation.

Die Berichtspflicht ist nach Größe gestaffelt, die Datenbasis ist jeweils das vorangehende Kalenderjahr:

Zwei Einschränkungen zur letzten Zeile: Artikel 9 Absatz 5 erlaubt den Mitgliedstaaten, auch von Arbeitgebern mit weniger als 100 Beschäftigten Entgeltinformationen zu verlangen — das nationale Umsetzungsgesetz kann hier also mehr vorsehen als die Richtlinie. Und das Auskunftsrecht der Beschäftigten (Artikel 7) sowie die Angabe des Einstiegsgehalts vor der Einstellung (Artikel 5) gelten unabhängig von der Betriebsgröße.

Für Betriebe mit 150 bis 249 Beschäftigten heißt das konkret: Der erste Bericht ist am 7. Juni 2027 fällig, und die Zahlen darin stammen aus dem Kalenderjahr 2026 — also aus dem laufenden Jahr. Was 2026 nicht sauber erfasst wird, lässt sich 2027 nicht rückwirkend herstellen. Wie genau die Beschäftigtenzahl gezählt wird, regelt das jeweilige nationale Umsetzungsgesetz.

Hinzu kommt Artikel 9 Absatz 6: Die Richtigkeit der Angaben wird von der Leitungsebene nach Anhörung der Arbeitnehmervertretung bestätigt, und die Arbeitnehmervertretung hat Zugang zu den angewandten Methoden. Vorzeigbar sein muss also nicht nur das Ergebnis, sondern auch der Rechenweg.

Umsetzungsstand, Stand September 2026: Die Frist zur Umsetzung in nationales Recht lief am 7. Juni 2026 ab. In Deutschland ist bislang kein Referentenentwurf veröffentlicht; die vom zuständigen Bundesministerium eingesetzte Kommission zur bürokratiearmen Umsetzung hat ihren Abschlussbericht am 7. November 2025 übergeben. Bis ein Umsetzungsgesetz in Kraft tritt, gilt das Entgelttransparenzgesetz von 2017 unverändert weiter — mit eigenen Schwellen, etwa dem Auskunftsanspruch in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten (§ 12 Absatz 1). Die Termine aus Artikel 9 stehen davon unabhängig im Richtlinientext. Einen Überblick über die übrigen Pflichten gibt die Seite EU-Entgelttransparenzrichtlinie.

Hinweis in eigener Sache: klargehalt hält Vergleichsgruppen, Gehaltsbänder und die Begründung jeder einzelnen Gehaltsentscheidung an einer Stelle fest, in einem Verlauf, der später nicht überschrieben wird. Der Rechenweg dieses Artikels funktioniert aber genauso in einer sorgfältig geführten Tabelle.